InDesign Connect
Funktionen

InDesign Connect ergänzt InDesign um einen Menübefehl, mit dem Ihre Anwender das aktuelle Dokument an Enfocus Switch oder ein anderes XML-fähiges Workflowsystem übergeben. Der Weg über den Dateiserver mit Zuruf an die Kollegen entfällt damit. Für den Layouter ändert sich wenig, er wählt einen Menüpunkt. Für den Ablauf ändert sich viel, denn ab diesem Moment ist der Auftrag im System und nicht in einem Ordner.

Mit dem Dokument gehen Metadaten an das Workflowsystem, die dort die Steuerung übernehmen. Auftragsnummer, Ausgabeziel oder Kundenkennung stehen damit von Anfang an im Prozess und müssen nicht später zugeordnet werden. Diese Zuordnung ist der Punkt, an dem automatisierte Abläufe sonst scheitern: Eine Datei ohne Begleitangaben kann das beste System nicht weiterleiten, und dann sortiert doch wieder jemand von Hand.

Der Connect-Dialog ist frei gestaltbar und richtet sich nach Ihrem Workflow. Ihre Anwender sehen nur die Felder, die bei Ihnen tatsächlich gebraucht werden. Das macht die Bedienung schneller und die Fehlerquote kleiner. Ein Dialog mit drei Feldern wird ausgefüllt, einer mit fünfzehn wird mit den Vorgabewerten bestätigt. Wer Formulare gestaltet, kennt diesen Zusammenhang, und im Produktionsalltag gilt er besonders.

Die Auswahlmöglichkeiten passen sich an, je nachdem was im Dokument enthalten ist. Für ein Dokument mit Sonderfarben erscheinen andere Eingaben als für ein Dokument ohne. So werden nur Angaben verlangt, die zum Fall passen. Damit muss Ihr Anwender nicht wissen, welche Angaben in seinem Fall überhaupt sinnvoll sind, und kann keine Kombination wählen, die es in Ihrer Produktion nicht gibt.

Ausgabe-Szenarien liegen zentral fest, statt in den Einstellungen der einzelnen Rechner. Damit kommt an jedem Arbeitsplatz dasselbe Ergebnis heraus, auch wenn ein Kollege einspringt, der das Projekt nicht kennt. Wer Exportvorgaben schon einmal über zehn Arbeitsplätze verteilt gepflegt hat, weiß, dass sie nach einem halben Jahr an keinen zwei Rechnern mehr gleich sind.

Sie erzeugen Dateien in allen Formaten, die InDesign unterstützt, PDF eingeschlossen. Die Parameter dafür sind fest hinterlegt, sodass niemand im Exportdialog eine falsche Vorgabe erwischt. Damit ist die häufigste Ursache für unbrauchbare Druckdaten aus dem Weg: nicht fehlendes Wissen, sondern ein Dialog mit zu vielen Möglichkeiten und einem falsch gesetzten Häkchen.

Auf Wunsch verpackt InDesign Connect das Dokument mit allen Verknüpfungen und übergibt das Paket zur Weiterverarbeitung. Fehlende Bilder und Schriften, der Klassiker bei der Weitergabe, sind damit vom Tisch. Der Vorteil gegenüber dem Verpacken von Hand liegt in der Verlässlichkeit: Der Schritt findet immer statt und nicht nur dann, wenn jemand daran denkt.

InDesign Connect schreibt eine XML-Steuerdatei mit dem Pfad zu den Originaldateien. Switch arbeitet den Auftrag daraufhin vollautomatisch ab, ohne dass jemand nachhilft. Diese Steuerdatei ist das eigentliche Bindeglied: Sie enthält alles, was der Flow für seine Entscheidungen braucht, und macht aus einer Datei im Ordner einen Auftrag mit Eigenschaften.

Häufig genutzte Eingabewerte speichert das Plug-in und schlägt sie beim nächsten Mal wieder vor. Bei Aufträgen, die sich gleichen, verkürzt das die Übergabe auf wenige Klicks. Gerade bei Stammkunden mit festen Vorgaben lohnt sich das täglich, denn dort sind neun von zehn Angaben immer dieselben, und nur eine ändert sich.

InDesign Connect lässt nur gültige Metadaten zu und schaltet Eingabefelder abhängig von der vorherigen Auswahl frei. Fehlerhafte Angaben fallen damit auf, bevor der Auftrag im Workflow steht und dort auflaufen würde. Ein Auftrag, der im automatisierten Ablauf hängenbleibt, kostet mehr Zeit als eine Prüfung bei der Eingabe, weil ihn erst jemand finden und dann verstehen muss.