Warum Sie Metadaten zur Chefsache erklären sollten

Metadaten – für viele klingt das nach IT-Thema, nach technischem Detail, nicht gerade nach einem glamourösen Teil eines Jobs. Doch wer so denkt, unterschätzt die strategische Bedeutung dieser Daten. 

Im Zeitalter der Automatisierung in der Druckindustrie sind Metadaten wie das Öl für die Abläufe in Ihrer Druckerei – sie treiben die Prozesse voran.

Lücken und manuelle Korrekturen kosten Zeit und Geld – und untergraben die Effizienzgewinne, die Sie sich von Ihren Systemen versprochen haben.

Metadaten entscheiden somit darüber, ob Ihre Investitionen in Lösungen für die Automatisierung tatsächlich Wirkung entfalten – ob im Produktionsalltag alles reibungslos läuft oder Prozesse allzu oft kläglich scheitern.

Was sind Metadaten in der Druckproduktion?

Metadaten sind die Daten, die Druckaufträge beschreiben (nicht die Druckdaten selbst). Sie sagen, was gedruckt werden soll, wie, für wen und bis wann – kurz, wie der Job durch die Produktion laufen soll.

Organisatorische Metadaten sind etwa Kundenname, Ansprechpartner, Auftragsnummer sowie Liefertermin und -adresse. 

Technische Metadaten können beispielsweise folgende Informationen enthalten: 

• Verwendete Schriftarten 
• Farbprofile und Farbräume 
• Bildauflösung und -größe 
• Schnittmarken und Beschnitt 
• Seitenformat und Seitenzahl 
• Papiersorte und Grammatur 
• Angaben zum Ausschießen 
• Informationen zur Weiterverarbeitung 

Woher kommen die Metadaten?

Metadaten entstehen nicht an einer zentralen Stelle, sondern entlang der gesamten Wertschöpfungskette – im Online-Shop, im MIS-System, in der Druckvorstufe. Oft werden sie auch manuell eingegeben.

Auch die Maschinen im Drucksaal und der Weiterverarbeitung liefern Metadaten, die dann zum Beispiel auch für die Rechnungsstellung und die Nachkalkulation gebraucht werden.

Sind aber Standards nicht die Lösung?

Metadatenstandards wie JDF oder auch  das neuere XJDF sorgen für ein gemeinsames Vokabular zwischen dem MIS, der Vorstufe und den Maschinen. Das Ziel: Alle sprechen dieselbe Sprache, Daten fließen nahtlos von System zu System.

Standards sind unverzichtbar, aber auch „kein Selbstläufer“. Es gibt „Dialekte“ – private Felder, unterschiedlich interpretierte Felder, herstellerspezifische Erweiterungen – die dazu führen, dass Dateien zwischen Systemen nicht immer problemlos austauschbar sind. Was der eine Hersteller unter „Auftragspriorität“ versteht, kann beim nächsten anders abgebildet sein.

All das kostet nicht nur Geld und Nerven – es untergräbt auch das Vertrauen der Mitarbeiter in Automatisierungslösungen. Wenn Systeme nicht halten, was sie versprechen, liegt das oft an den Daten, mit denen sie gefüttert werden.

Je klarer definiert ist, wo welche Informationen stehen und wie sie von System zu System zu Maschine übergeben werden, desto stabiler wird Ihr gesamter Workflow.

Deswegen sollten Metadaten Chefsache sein

Unzureichende Metadaten wirken wie unsaubere oder unvollständige Jobtickets: Alle arbeiten, aber so richtig sicher ist man nicht, ob alles stimmt. Die Folgen sind spürbar – und meist teuer.

Metadatenqualität ist damit kein IT-Detail, sondern Teil Ihrer Unternehmenssteuerung. Wenn Metadaten bestimmen, wie Aufträge laufen, entscheiden Sie über Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Margen und damit letztendlich auch über das Betriebsergebnis. Von der Kundenzufriedenheit ganz zu schweigen.

Man sollte sich also tunlichst mit seinen Metadaten beschäftigen. Neben der Klärung technischer Aspekte ist auch die Schaffung eines „Metadaten-Spirits“ im Team wichtig.

Mitarbeiter müssen verstehen, warum vollständige und korrekte Metadaten kein bürokratischer Selbstzweck sind, sondern Voraussetzung für effiziente und nervenschonende Abläufe.

Wer Metadaten dem Zufall oder der Technik überlässt, verschenkt Potenzial. Wer sie bewusst gestaltet, schafft die Grundlage für echte Automatisierung – und damit für Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalisierten Markt.

Impressed Workflow Server als „Waschmaschine“

Daher ist eine wesentliche Funktion unseres Impressed Workflow Servers (IWS) denn auch die Standardisierung dieser Daten. Er arbeitet im Grunde wie eine Waschmaschine – er reinigt sie von inkonsistenten Angaben, die später zur Unterbrechung des automatisierten Workflows führen können. So werden fehlende Pflichtfelder werden nachgepflegt  und inkonsistente Schreibweisen (zum Beispiel „schwarz“, „Schwarz“, „SW“) werden vereinheitlicht.

Fazit: Datenqualität als Erfolgstreiber

In modernen Produktionsumgebungen in Druckereien entscheidet die Qualität der Metadaten über den reibungslosen Ablauf der Prozesse über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg – und das zeigt sich letztendlich im wirtschaftlichen Ergebnis, in der BWA. Die Forderung, Metadaten zur Chefsache zu erklären, kommt also nicht von ungefähr.

Weiterführende Informationen

• Basiswissen zur Arbeit mit Metadaten vermittelt unser Ratgeber „Das Öl für die Automatisierung in Druckereien: die Metadaten“.
• Für die Automatisierungslösung Enfocus Switch ist ein spezielles Metadatenmodul verfügbar – Informationen dazu finden Sie hier.
• Informationen zu unserem Impressed Workflow Server, der „Metadaten-Waschmaschine“, finden Sie hier.
• Falls Sie Fragen rund um das Thema metadatengesteuerte Druckproduktion haben, steht Ihnen unser Kollege Karsten Schwarze gern zur Verfügung.