Switch

Anwenderberichte

Enfocus Switch strafft Workflow beim Wort & Bild Verlag

Effizientes Arbeiten - klare Kommunikation - fehlerfreie Daten

Der Wort & Bild Verlag hat sich seit seiner Gründung 1955 dem Motto "Lesen, was gesund macht" verschrieben. Menschen und Gesundheit stehen im Zentrum der Gesundheitsberatung, die aktuelle Erkenntnisse aus Wissenschaft und Forschung vermittelt und in allen Gesundheitsfragen fachkundig und verständlich berät. Mit ca. 230 Mitarbeitern ist der Wort & Bild Verlag heute der führende Anbieter von populären Gesundheitsmedien in Deutschland und Marktführer im Bereich Gesundheitsmagazine, die eine Gesamtauflage von mehr als 15 Millionen verkauften Exemplaren erreichen. Dazu zählen die Magazine Apotheken Umschau, Baby und Familie, Diabetes Ratgeber, Medizini, Senioren Ratgeber, Ärztlicher Ratgeber, sowie das Hausarzt-Patientenmagazin. Das Angebot ist ebenfalls online erhältlich. Zentrales Anliegen der Wort & Bild-Medien ist es, den Lesern gesundheitliches Wissen zugänglich zu machen.

Wie vor dem Einsatz von Switch produziert wurde

Bisher verlief der Workflow beim Wort & Bild Verlag recht konventionell und ohne Automatismen. Die Grundlage bildete eine Datenbank, in der Termine hinterlegt wurden, und es gab viel Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen (Werbung, Herstellung, Anzeigenbuchung, Elektronische Bildverarbeitung) bei der viele Infos auf der Strecke blieben oder einfach nicht immer weitergegeben wurden. Immer mehr kristallisierte sich heraus, dass der Informationsfluss strukturierter und einheitlicher ablaufen müsste, um die Mitarbeiter zu entlasten und langfristig für mehr Effizienz zu sorgen.

Straffung des Workflows in der Anzeigenabteilung

Entscheidend für einen wirklich guten Workflow in Anzeigenabteilungen ist eine möglichst reibungslos und fehlerfrei funktionierende Technik. Je transparenter und automatisierter gearbeitet wird, desto zufriedenstellender das Resultat. Auf einer Infoveranstaltung der Firma Impressed wurde man 2007 auf der Fogra in München auf Enfocus Switch aufmerksam. 2009 stand der Entschluss fest, in das Produkt zu investieren. Die Integration führte die SNAP Innovation Softwareentwicklunggesellschaft mbH durch.

Stefan Rößler, Medienmanager beim Wort & Bild Verlag, ist angetan von der guten Arbeit durch SNAP: "Nach ca. zwei Wochen war der erste Workflow umgesetzt. Es gab quasi keine Einarbeitungszeit und seit Ende September 2009 produzieren wir ohne Probleme mit der Software. Schon nach einer Woche spürten wir eine deutliche Verbesserung, denn die Daten durchlaufen den Workflow fehlerfrei. Es können keine fehlerhaften Daten mehr versendet, archiviert oder produziert werden. Die Daten werden dabei von einem externen ftp-Server abgeholt, die eingehenden Daten geprüft, korrigiert und archiviert. Ingo Röseler von SNAP hat mit unserer Vorgabe, den Zeitraum für die Implementierung möglichst kurz zu halten, hervorragende Arbeit geleistet. Wir hatten vorher ausführliche Recherchen bei den Kollegen vorgenommen und so auch neue Gedanken und Ideen aufgreifen können, die den Workflow letztlich noch effizienter gestaltet haben."

Switch übernimmt die Kontrolle

Einer der automatisierten Anzeigenworkflows im Verlag verknüpft verschiedene hausinterne Abteilungen und bindet externe Druckereien und Verlage in den Workflow mit ein. Im Einzelnen funktioniert dies folgendermaßen: Mit einem Button der verlagsinternen 4D-Datenbank wird eine XML-Auftragsdatei erstellt, die sich mit einer druckfähigen PDF-Datei verknüpft. Diese PDF-Datei wird dann automatisch geprüft, ob sie den Anforderungen einer Anzeigendruckunterlage entspricht. Ist dies geschehen und die Prüfung in Ordnung, wird die PDF-Datei per Device-Link-Farbprofil in das jeweilige Druckverfahren (Bogen- oder Rollen-Offset, Tiefdruck oder Zeitungsdruck) konvertiert. Danach bekommt der zuständige Media-Verantwortliche eine Mail mit der Aufforderung, die Datei inhaltlich zu prüfen und per Knopfdruck in seinem Switch-Client eine Freigabe zu erteilen oder sie abzulehnen. Ist die Datei nicht ok, bekommt der Grafiker eine Mail-Info, welche Änderungen noch gemacht werden müssen. Ist sie ok, wird die Anzeige per Mail oder ftp-Server versendet, und es wird automatisch ein Proofausdruck angefertigt. Auch ein Anschreiben wird gedruckt, in dem hinterlegt ist, wer diesen Proof bekommt und welche Anzeige gebucht wird. Ein farbverbindlicher Proof und das Anschreiben werden dann per Post an die Druckerei oder den Verlag gesendet. Abgesehen von Switch kommt callas pdf-Toolbox Server mit DeviceLink Funktionalität zum Einsatz.

Stefan Rößler ist überzeugt vom Switch-Workflow und weiß zu berichten: "Dank Switch sind die Informationen jetzt für alle Beteiligten ersichtlich und es gibt nur noch zwei Abteilungen, die Entscheidungen auslösen können: zum einen die Herstellung, die PDF-Dateien zur Freigabe erzeugt, zum anderen die Anzeigenbuchung, die Anzeigen über den Switch Client freigibt. Alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter konnten enorm entlastet werden. Die Abteilung Elektronische Bildverarbeitung beispielsweise hat durch den neuen Switch-Flow ca. 80 % weniger Aufwand im Anzeigen-Flow. Auch ständig wiederkehrende Abläufe im Verlag automatisiert Switch, und die Kollegen können sich auf ihre Kerntätigkeiten wie Kreation und Retusche konzentrieren. Man kann sagen, dass der Return on Investment schnell erreicht war. Ich sehe für uns ganz klar die Vorteile von Switch: es ist nicht nur effizienter und somit wirtschaftlicher, es schafft auch klare Kommunikation, es zentralisiert Abläufe und sorgt für genaue Verantwortlichkeiten. Und es erleichtert uns die Arbeit ganz bedeutend dadurch, dass wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Was ich persönlich toll fände: wenn das Programm selber Flow-Ideen anbieten würde. Und ich fand den alten Switch Client vor Version 9 besser bezüglich Menüführung und Overlay. Aber ernsthaft zu meckern habe ich nichts - im Gegenteil, ich würde Switch quasi jedem Medienunternehmen empfehlen, egal ob Druckerei, Agentur, Repro oder Verlag. Es ist zuverlässig, leicht zu bedienen, steigert die Produktivität und auch die Qualität enorm und hat ein wirklich überzeugendes Preis-Leistungsverhältnis."

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