Switch

Flow-Beispiele

  Mit Unterordnern (Hierarchien) arbeiten

[ Switch Core Engine ]

Dieses Flow-Beipiel demonstriert, wie die Werkzeuge "Hierarchie übernehmen" und "Hierarchie archivieren" für die Überwachung und die Ablage von Jobdaten in Unterordnern benutzt werden können.

In diesem Beispiel sollen Dateien in Mitarbeiter-, Kunden- oder Job-spezifischen Unterordnern überwacht werden. Wenn Dateien eingehen werden Sie an den "Workflow" übergeben und anschließend strukturiert abgelegt, so dass die Original-Hierarchie im Ablage-Ordner wiederhergestellt wird. Der "Workflow"-Ordner steht hier nur stellvertretend für beliebig komplexe Abläufe, welche sich mittels SWITCH einbinden lassen.

Eingangsordner:

Ausgangsordner:

Hierarchie übernehmen

Das Werkzeug "Hierarchie übernehmen" ermöglicht die Überwachung ganzer Ordner-Strukturen. Über die "Eigenschaften" zu dem Modul, lässt sich die gewünschte Verarbeitung exakt definieren:

1. Pfad

Legen Sie hier den Pfad zum Verzeichnis an, worin die zu überwachenden Unterverzeichnisse enthalten sind (Mitarbeiterordner, separate Kundeneingangsordner oder bestimmte Jobverarbeitungsordner...).

2. Unterordner-Ebenen

Hier legen Sie fest, in wievielen Unterordner-Ebenen SWITCH suchen soll, um Dateien an den Workflow zu übergeben. Im Beispiel wurden 2 Ebenen angegeben. Dies bedeutet, dass SWITCH ausgehend vom angegebenen Verzeichnis-Pfad zwei Unterordner-Ebenen überwacht und darin abgelegte Dateien extrahiert und flach an den nächsten Schritt (Workflow) übergibt.

Wird ein Ordner innerhalb des 2. Unterordners gefunden, so wird der GESAMTE Ordner an den Workflow übergeben, ohne die Struktur noch weiter zu verflachen.

3. Filter für Ordner

Da in einer bestehenden Struktur oft auch Ordner enthalten sind, die nicht überwacht werden sollen, können in diesem Bereich Filter für Ordnernamen gesetzt werden. Es ist sowohl möglich bestimmte Ordner (und die darin enthaltenen Dateien) von der Überwachung auszunehmen (Diese Ordner ignorieren) als auch nur bestimmte Ordner überwachen zu lassen (Nur diese Ordner verarbeiten).

4. Hierarchie-Information anfügen

Stellen Sie diese Option auf Ja, damit sich SWITCH für die spätere Ablage der Daten merkt, aus welchem Ursprungsverzeichnis die Datei stammt. Danach sind zusätzliche Optionen wählbar:

• Hierarchie-Name einschliessen: Die unter Eigenschaften/Name gewählte Bezeichnung für das "Hierarchie übernehmen"-Werkzeug wird als Ebeneninformation hinzugefügt und für die Ablage mitgespeichert. Bennen Sie also z.B. das Werkzeug "Daten extern" so wird der Name, welches Sie für das Flow-Elements (Hierarchie übernehmen) gewählt haben für die spätere Ablage als zusätzliche Ebene gespeichert.
  
• Unterordner-Ebenen hinzufügen: Hier legen Sie fest, wieviele Unterordner-Ebenen Sie für die ablage speichern möchten. In der Regel werden Sie hier die gleiche Anzahl eingeben, wie Sie unter 2 definiert haben.
  
• Oberste Unterordner hinzufügen:Die Namen der obersten Unterordner werden für die Ablage mitgespeichert, wenn auf Ja gestellt.
  
• Email-Information anfügen: Hierüber lassen sich über Filter Email-Adressen bzw. Standardtexte hinzufügen (mitspeichern) und später im Workflow etwa für den automatischen Versand von Benachrichtigungen verwenden. Jedem Mitarbeiter bzw. Kundenordner kann eine eigene EMail-Adresse zugewiesen werden.
  
• Löschen leerer Unterordner zulassen: Hier legen Sie fest, on leere Unterordner von SWITCH automatisch gelöscht werden sollen oder nicht. Wenn Sie Mitarbeiter- oder Kundenordner überwachen wollen, sollten Sie hier Nein auswählen!

5. EMail-Information anfügen

Hier lassen sich für überwachte Unterverzeichnisse über eine Mapping-Tabelle EMail-Adressen in die Job-Metadaten einspeisen, welche nachher für den automatisierten Versand von EMail-Benachrichtigung oder den Datenversand benutzt werden können

6. Löschen leerer Unterordner zulassen

Diese Option kümmert sich darum, ob leere Verzeichnisse gelöscht werden sollen, oder diese bestehen bleiben. Überwachen Sie z.B. einen Ordner, worin mehrere Mitarbeiter-Ordner vorhanden sind, so sollten Sie diese option NICHT wählen!

Hierarchie archivieren

Mit dem Hierarchie Archivieren-Werkzeug lassen sich vorher gespeicherte Hierarchie-Informationen für Ablage-Zwecke wieder abrufen und zur strukturierten Speicherung in Unterordner-Hierarchien nutzen.

Unter Hierarchie Ebenen können Sie hier noch festlegen, wieviele der gespeicherten Ebenen Sie bei der Ablage verwenden möchten.

Zurück zur Übersicht