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Enfocus Connect

Funktionsübersicht

Impressed - Funktionsübersicht: Enfocus Enfocus Connect
  Erzeugung hochwertiger PDFs (Connect ALL, SEND, YOU)

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Obwohl man heute mit zahlreichen Anwendungen PDF-Dateien erstellen kann, bleibt es eine große Herausforderung, dass diese Dateien wirklich in optimaler Qualität erzeugt und an einen Dienstleister geliefert werden können. Enfocus Connect wurde mit dem Ziel entwickelt, eine Brücke zwischen Layout und Produktion, zwischen PDF-Erzeugern und Dienstleistern zu schlagen, indem es Designern hilft, gleich beim ersten Mal qualitativ hochwertige Dateien zu liefern, ohne selbst über spezielle IT- oder PDF-Kenntnisse zu verfügen. Das spart wertvolle Zeit in der Produktion und trägt dazu bei, kostenspielige Fehler zu vermeiden.

Enfocus Connect ermöglicht es Anwendern, aus jedem beliebigen Programm heraus qualitativ hochwertige PDF-Dateien zu erzeugen. Dazu stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

  • direkt aus der Adobe® Creative Suite® bzw. der Adobe® Creative Cloud® steht Ihnen Enfocus Connect als direkter Export-Menübefehl zur Verfügung
  • Connect kann einen virtuellen Drucker anlegen, über den aus jeder Applikationen in ein PDF gedruckt werden kann. Dieser virtuelle Drucker beruht auf Original Adobe® Normalizer-Technologie

In beiden Fällen erzeugt Enfocus Connect PDF-Dateien nach ganz bestimmten Kriterien, die in der Regel von Ihrem Dienstleister definiert wurden, so dass dieser die entstehenden PDF-Dokumente problemlos weiter verarbeiten kann.

  Integrierter PDF-Preflight (Connect ALL, YOU)

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Enfocus Connect bietet Optionen für die Überprüfung von PDF-Dateien an. Dabei spielt es keine Rolle, ob das PDF bereits durch Enfocus Connect erzeugt wurde oder ob Sie eine bestehende PDF-Datei prüfen wollen.

In Enfocus Connect ist die Prüf-Technologie aus PitStop Pro integriert. Damit können PDF-Dokumente mit den aus PitStop bekannten Prüfprofilen und Technologien überprüft und auch gleich korrigiert werden! Selbst bestimmte Aktionen lassen sich während der Prüfung ausführen.

Wenn Sie von Ihrem Dienstleister einen Enfocus Connector erhalten, so sind alle Einstellungen bereits von diesem vorkonfiguriert und Sie müssen nur noch Ihre PDF-Datei nur noch an den Connector übergeben (per Drag & Drop auf den Connector oder aber durch Druck/Export aus einer Applikation heraus). Alle weiteren Schritte laufen vollständig automatisch ab - bis hin zur Datenübertragung, wenn die Datei OK ist.

Die resultierenden PDF-Dateien können auch gleich als Certified PDF gespeichert werden (dies hängt von den Einstellungen ab). Certified PDFs enthalten dann auch die Historie, was genau korrigiert wurde. Weitere Informationen zur Certified PDF Technologie

  Certified PDF (Connect ALL, YOU)

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Enfocus Certified PDF ist eine Technologie, die in allen Enfocus Produkten (PitStop Pro, PitStop Server, Enfocus Connect) integriert ist und Anwendern die weitestgehende Kontrolle über PDF-Dokumente ermöglicht. Eine "zertifizierte" PDF-Datei ist eine normale PDF-Datei, die sich aber selbstständig kontrolliert und worin jede Änderung von der Erzeugung bis zur fertigen Ausgabe protokolliert wird. Certified PDF ist die ideale Lösung, für die Nutzung von PDF-Dateien als Datenaustauschformat innerhalb einer Firma oder zwischen unterschiedlichen Firmen wie z.B. zwischen Kunden und Dienstleistern in der Druckvorstufe oder zwischen Auftraggeber und Agentur. Es garantiert die Datenkonsistenz und hält sämtliche Revisionen innerhalb einer Datei vor.

PDF/X und Certified PDF

Die Certified PDF Technologie basiert auf einem PDF-Profil - eine Art Checkliste - die beschreibt, was in einer PDF-Datei enthalten sein darf und was nicht. Enfocus liefert mit all seinen Produkten gleich eine Reihe von solchen PDF-Profilen mit aus, unter anderem auch solche zu PDF/X-Standards. Dies bedeutet, dass mit Certified PDF Dokumente auf PDF/X-Konformität überprüft und nötigenfalls sogar daraufhin angepasst werden können. Die Enfocus Produkte eignen sich also hervorragend zur Erzeugung und Sicherstellung/Überprüfung auf die aktuellen PDF/X-Normen.

Wie erzeuge ich ein "zertifiziertes" PDF?

Sie benötigen dazu eines der Enfocus Werkzeuge Enfocus Connect, PitStop Professional, PitStop Server oder ein Third-Party Produkt, worin die Enfocus Technologie lizensiert ist (z.B. Agfa Apogee Series, Kodak Synapse Prepare, Fuji CelebraNT, Heidelberg Prinect...). Zum Starten eines Certified PDFs wählen sie in dem jeweiligen Programm einfach ein entsprechendes PDF-Profil aus und lassen die Datei damit prüfen. Mit diesem - je nach Programm automatisch oder manuell durchzuführenden Schritt - wird die PDF-Datei gegen die in dem Profil hinterlegten PDF-Anforderungen abgeglichen. Sind dem Profil auch Korrekturanweisungen hinterlegt, so werden fehlerhafte Objekte im gleichen Arbeitsschritt auch gleich korrigiert. Ein ausführlicher Report über die gefundenen Fehler, umfassende Informationen zu allen gefundenen Farben, Schriften und Objekten sowie die durchgeführten Korrekturen werden in einem Report protokolliert und gleich in die geprüfte PDF-Datei integriert.

Wo erhalte ich PDF-Profile

Ein PDF-Profil erhalten sie entweder von Ihrer Druckerei, Ihrem Druckvorstufenpartner oder von einer Organisation, die Standard-Profile erstellt hat und diese über deren Webseite bereitstellt. Viele europäische Landesverbände haben sich zu einer eigenen Arbeitsgruppe - der GhentPDF Workgroup - zusammengefunden, um Spezifikationen und Referenzprofile für die Enfocus-Produkte auszuarbeiten, die den Datenaustausch auf PDF-Basis für verschiedene Druckverfahren, für Anzeigen und Zeitungsdruck bereitstellen. PDF-Profile lassen sich mit Produkten wie PitStop oder PitStop Server auch selbst anlegen. Diese Profile können Sie wiederum mit anderen Anwendern austauschen.

Was sind die Vorteile von Certified PDF?

  • Reduktion von Korrekturzyklen
  • "Selbstkontrolle" von PDF-Dokumenten
  • Protokollierung und Ansicht von Korrekturen
  • Integrierte Versionskontrolle

Reduktion von Korrekturzyklen

Eine effiziente Nutzung von PDF als Daten-Austauschformat ist dann gegeben, wenn die beim Erzeuger des Originaldokuments erstellte PDF-Datei bereits möglichst fehlerfrei ist. Certified PDF ermöglicht es PDF-Dateien bereits während der Erstellung und vor dem Versand bzw. Weiterleitung auf potentielle Fehler zu überprüfen, die im späteren Weiterverarbeitungsprozess auftreten könnten.

"Selbstkontrolle" von PDF-Dokumenten

Ein "zertifiziertes" PDF beinhaltet nicht nur den Prüfreport gemäß des PDF-Profils sondern auch das Prüfprofil selbst. Sollten später an der PDF-Datei noch Korrekturen ausgeführt werden, so prüft ein zertifiziertes PDF automatisch, ob diese gemäß des (hinterlegten) Profils OK sind (mit anderen Worten, ob Sie zusätzliche Fehler in das PDF eingearbeitet haben). Diese „Selbstkontrolle“ funktioniert mit Hilfe aller Enfocus Produkte sowie mit einer Vielzahl von Third-Party Produkten anderer Hersteller, die die Enfocus Certified Technologie lizenziert und in Ihre Workflowsysteme haben.

Protokollierung von Korrekturen

Werden an einer zertifizierten PDF-Datei nachträglich noch Korrekturen vorgenommen (wie z.B. Seitengrößen- oder Anschnittänderungen, letzte Textkorrekturen, Farbänderungen...), so werden diese automatisch präzise mitprotokolliert. Dieses Protokoll kann später jederzeit abgerufen werden, um festzustellen, wer, wann, welche Korrekturen durchgeführt hat. Eine visuelle Gegenüberstellung zwischen 2 beliebigen Versionsständen ist ebenfalls möglich. Ebenso lässt sich im Nachhinein jederzeit feststellen, an welchen Elementen im Dokument Änderungen vorgenommen wurden.

Integrierte Versionskontrolle

Durch die Certified PDF Technologie erhalten Sie zum ersten Mal eine Lösung, womit Sie zu jedem Stadium einer Datei zurückkehren können. Anstatt mehrere Versionen einer PDF-Datei mit den unterschiedlichen Korrekturständen zu verwalten, sind in einer zertifizierten PDF-Datei sämtliche Versionen in nur einer Datei enthalten. Sie können aber trotzdem auf jede "Version" zurückgreifen. Die zertifizierte PDF-Datei ist dabei nicht viel größer als eine "normale" PDF-Datei. Diese integrierte Versionskontrolle ersetzt damit oftmals teure Datenbank-gestützte Systeme bei der Verwaltung Ihrer PDF-Dokumente.

Was genau leistet die Certified PDF Technologie?

  • Speichern (Integrieren) des Prüfreports und des verwendeten PDF-Profils in der PDF-Datei
  • Protokollierung aller Änderungen an einer PDF-Datei
  • Auflistung von Korrekturart, Korrekturstelle mit Hyperlink bei Änderungen über Produkte wie PitStop Pro, PitStop Server, Quite A Box Of Tricks u.a.
  • Integrierte Versionskontrolle innerhalb einer PDF-Datei
  • Aufrufen (Zurückgehen) zu jedem früheren Versionsstand
  • Visuelle Gegenüberstellung von unterschiedlichen Versionen
  • Verlinkung zu Original-Dokumenten (z.B. QuarkXPress, FreeHand, Photoshop...)
  • Vergleich von Original-Dokumenten (nach Änderungsdatum)

Ist ein Certified PDF eine "normale" PDF-Datei?

Ein Certified PDF ist eine normale PDF-Datei, die den Adobe PDF Spezifikationen entspricht. Damit kann sie von jedem PDF-Reader gelesen werden. Die darin integrierten Zusatzinformationen (Prüfreport, das PDF-Profil, Status der Datei, Protokollinformationen...) werden dann einfach nicht ausgewertet. Sie können sich aber auch mit Hilfe des kostenlosen Enfocus StatusCheck den Status und den Prüfbericht jederzeit anzeigen lassen. Dieses Acrobat Plug-In für den Acrobat bzw. Adobe Reader oder die Vollversion von Acrobat zeigt ihnen alle Informationen einer zertifizierten PDF-Datei an und ermöglicht die Einsicht in das PDF-Protokoll, auch wenn Sie kein (kommerzielles) Produkt von Enfocus besitzen.

Ist Certified PDF eine Produkt?

Ja und Nein! Es handelt sich dabei um eine Technologie, die in allen Produkten von Enfocus integriert ist und von Drittherstellern für ihre Applikationen lizensiert werden kann (derzeit z.B. in Agfa Apogee Series, Fuji CelebraNT, Heidelberg Prinect...). Die Certified Technologie ist in PitStop Pro, PitStop Server und Enfocus Connect integriert. Mit allen diesen genannten Produkten ist es möglich, ein zertifiziertes PDF zu erzeugen.

Wie kann ich Certified PDF testen?

Um Certified PDF in Aktion zu sehen, empfehlen wir Ihnen, sich eine 30-Tage Demoversion von Enfocus Connect bzw. PitStop Pro von unserer Webseite herunterzuladen. Die Links dazu finden Sie auf den entsprechenden Produktseiten, wo Sie auch weitere Informationen zu den einzelnen Produkten finden.

  Dateiübertragung (Connect ALL, SEND, YOU)

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PDF-Dateien (aber auch andere Dateitypen) lassen sich über Enfocus Connect direkt über eine der folgenden Methoden übertragen:

  • FTP
  • sFTP
  • HTTP
  • HTTPS
  • Dropbox
  • EMail
  • Lokaler Ordner
  • Switch

Da zusammen mit den eigentlichen Daten auch Metadaten in Form von XML, TXT oder CSV-Daten übermittelt werden können, stehen auf der Empfängerseite weiterführende Möglichkeiten für die automatisierte Weiterverarbeitung der Jobdateien zur Verfügung. Wenn Sie Daten z.B. direkt an einen Switch-Workflow übergeben, so lassen sich Daten voll automatisiert in Switch weiterverarbeiten, wobei die Metadaten von Switch dann als Steuerdaten für den weiteren Workflow genutzt werden können.

  Erzeugung von "Connectors" (Connect ALL, SEND)

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Enfocus Connect erstellt einfach zu nutzende "Connectors", kleine Programme, die auf dem Desktop des Anwenders abgelegt werden und alle erforderlichen Einstellungen bereits enthalten.

Die Arbeitsweise mit den Connectors ist denkbar einfach:

  • Ziehen Sie einfach eine Datei auf das Symbol des Connectors - oder wenn dieser bereits gestartet ist - auf die Oberfläche des Connectors. Alles Weitere übernimmt der Connector für Sie!
  • Je nach Einstellungen wird die Datei geprüft (im Fall einer PDF-Datei) und anschließend mit den hinterlegten Übertragungs-Einstellungen versendet.
  • Sollten bei der PDF-Prüfung Fehler aufgetreten sein, so kann der Fehler-Report direkt angezeigt werden. Je nach Einstellungen können Sie die Datei dann trotzdem übermitteln oder aber nochmals eine neue (korrgierte) Datei übermitteln.

  HTML-Job-Tickets (Connect ALL)

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Connect ALL 13 Update 2 beinhaltet 3 neue Optionen für die Erstellung und Einbindung von HTML Job-Tickets:

  • Basic Job-Tickets – Diese Option eignet sich für die schnelle Erzeugung von Job-Ticket Feldern direkt in Connect, womit sich Basis-Informationen vom Kunden und auftragsspezifische Daten übertragen lassen.
  • Interne HTML-Formulare können im Connector integriert werden, um erweiterte Feld- und Layout-Optionen zu nutzen.
  • Externe HTML-Formulare (auf einem Web-Server gehostet), ermöglichen es, Job-Tickets an Backend-Systeme beim Dienstleister anzubinden und darüber dynamisch kunden- und job-spezifische Informationen auszulesen und im Job-Ticket zur Verfügung zu stellen.

Alle 3 Methoden erzeugen korrekt formatierte XML, TXT, oder CSV basierende Job-Ticket-Daten, welche zusammen mit der eigentlichen Auftragsdatei übermittelt werden. Die Informationen aus dem Job-Ticket lassen sich als Variable für die automatisierte Weiterverarbeitung der Auftragsdaten - z.B. durch Enfocus Switch - nutzen, beispielsweise für eine auftragsbezogene Prüfung, Job-Umbenennung, strukturierte Datei-Ablage oder die Weiterverarbeitung in nachgelagerten Verarbeitungsschritte (Farbserver, Bogenmontage, Druck-Ausgabe...)