impressedlogo

Switch

Funktionsübersicht

Impressed - Funktionsübersicht: Enfocus Switch
  Erzeugen, Import und Export von Flows (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

In SWITCH lassen sich Abläufe über eine graphische Oberfläche ganz einfach per Drag & Drop erzeugen und zu einem "Flow" zusammenstellen. Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich dann zu einem automatisierten Ablauf logisch miteinander verbinden, wobei SWITCH Ihnen einerseits mit einem Flow-Assistenten dabei hilft, anderseits auch überprüft, ob bestimmte Verbindungen zulässig bzw. unsinnig sind.

Ob überwachter Ordner, ein externes Programm oder eine Funktion wie FTP, EMail oder Umbenennung von Dateien - jeder Schritt wird in SWITCH durch ein grafisches Symbol repräsentiert und kann in der Oberfläche im Fenster "Eigenschaften" (Properties) noch weiter parametrisiert werden.

Komplette Flows lassen sich exportieren und auf dem gleichen oder einem anderen Rechner, auf dem SWITCH installiert ist wieder importieren. Dabei werden alle Einstellungen zu dem Flow mit auf den neuen Rechner übertragen.

  Bewegen und Kopieren von Dateien (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Die in überwachten Ordnern von SWITCH eingehenden Daten werden automatisch von SWITCH eingecheckt, wobei für jedem Job ein eindeutiges Jobticket erstellt wird. Dieses enthält alle für die weiteren Arbeitsschritte notwendigen Informationen und wird bei der Verarbeitung mit zusätzlichen Infos zu den erfolgten Arbeitsschritten ergänzt. Damit stehen jederzeit Informationen darüber bereit, wo und wann die Datei bzw. der Job ins System übergeben wurde und welche Prozesse abgearbeitet wurden.

Dateien werden in der Regel von einem Arbeitsschritt zum nächsten bewegt. Sie können aber jederzeit auch ein oder mehrere Kopien der Datei anlegen und diese durch eine Verzweigung im Workflow routen lassen. Eine Kopie wird in SWITCH immer dann angelegt, wenn mehrere Ausgangsverbindungen von einem überwachten Ordner bzw. eines Ordners innerhalb eines Flows angelegt werden und Dateien durch diese Verbindung laufen dürfen.

Im laufenden Betrieb sehen Sie auf einen Blick, wo und wieviele Dateien sich in den unterschiedlichen Ordnern befinden. Ein Klick auf einen Ordner in der Oberfläche zeigt im Fenster "Jobs" auch jederzeit eine Liste der sich darin befindlichen Daten an.

  Filterung von Dateien gemäß Dateityp und Dateinamen (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Damit nur die gewünschten Dateien an einen Arbeitsschritt weitergeleitet werden, können an jeder Verbindungs-Stelle des Flows Filter gesetzt werden, die nur bestimmte Dateitypen oder Dateien mit bestimmten Namens-Schematas durchlassen - oder nicht durchlassen. Ungewünschte Dateitypen, die z.B. zu einem Abbruch oder Störung eines nächsten Arbeitsschrittes führen würden, können so z.B. auch in einen Ordner absortiert oder komplett gelöscht werden.

Die Filterfunktionen für Dateinamen beinhalten Namensmuster inklusive Wildcards (*_log.pdf) aber auch die Erkennung komplexerer Namensschemen mittels "Regulären Ausdrücken".

Zudem kann bei der Filterung auf Variablen zurückgegriffen werden, die SWITCH dynamisch und automatisch für jede Jobdatei zur Verfügung stellt.

Für komplexere Aufgabenstellungen bieten das Metadaten- und das Scripting-Modul auch die Möglichkeit an, eine Filterung gemäß Metadaten oder mittels Script-Ausdrücken oder über ein eigenes Script-Element auszuführen.

  Verarbeitung von Dateien in Unterordnern (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

SWITCH überwacht nicht nur "flache" Ordnerstrukturen sondern verarbeitet auf Wunsch auch komplette Ordnerstrukturen, wie sie in vielen Betrieben historisch gewachsen sind. Über die Option Unterordner-Ebenen in den Eigenschaften des überwachten Volumes legen Sie fest, wieviele Unterordner-Ebenen SWITCH nach Daten durchsuchen soll:

Mit weiteren Einstellung legen Sie fest, ob Sie bestimmte Ordner von der Verarbeitung ausschließen oder nur bestimmte Ordner überwachen lassen wollen (Diese Ordner ignorieren, Nur diese Ordner verarbeiten).

Sie können Ordnern (z.B. von Mitarbeitern oder Kunden) auch gleich EMail-Adressen hinterlegen (EMail-Informationen anfügen), die zum späteren Zeitpunkt für eine Email-Benachrichtigung genutzt werden können (z.B. wenn ein darin abgelegter Job bestimmte Prozessschritte durchlaufen hat und zur Abholung bereitsteht).

Hierarchie-Informationen anfügen:

Da sich SWITCH über die Hierarchie-Informationen auch merken kann, woher die Original-Datei extrahiert wurde, kann diese Information bei der Datenablage am Schluß eines Workflows auch wieder benutzt werden, um die Daten strukturiert abzulegen.

Beachten Sie dazu auch unser Flow-Beispiel

  Auflösen und Wiederherstellen von Ordner-Hierachien (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Die Funktion Hierarchie übernehmen (Submit Hierarchy) "extrahiert" Dateien in Unterordnern bis zu einer definierbaren Ebene und leitet diese an einen nächsten Ordner flach für die Verarbeitung weiter. Diese Option eignet sich insbesondere für einen Workflow, bei dem in einem Überwachten Ordner mehrere Unterordner z.B. für bestimmte Mitarbeiter oder Kunden angelegt werden. Die Daten sollen aber "flach" durch den nächsten Arbeitsschritt laufen - z.Bsp. PDF-Dateien durch ein Preflight-Programm prüfen/korrigieren lassen.

Über die Funktion Hierarchie archivieren (Archive Hierarchy) kann man die Daten nach der Bearbeitung wieder strukturiert (in Unterordnern sortiert) ablegen lassen. Dazu können Sie im Eingangs-Modul "Hierarchie übernehmen" die Option

Hierarchie-Informationen anfügen aktivieren. Damit merkt sich SWITCH, woher die Original-Datei extrahiert wurde, und kann diese Information bei der Datenablage am Schluß eines Workflows auch wieder benutzen, um die Daten strukturiert abzulegen.

An jeder Stelle des Workflows lassen sich durchlaufene Ordner auch als weitere Hierarchie-Stufe hinzufügen und in Form von Unterordnern für die strukturierte Ablage verwenden. Ein Beispiel hierfür wäre die Unterscheidung, ob eine Datei eine Prüfung mit oder ohne Fehlermeldung durchlaufen hat. So könnten alle guten Dateien in einem Unterordner "OK", alle Fehlerdateien in einem Unterverzeichnis "Fehler" absortiert werden.

Beachten Sie dazu auch unser Flow-Beispiel

  Verarbeitung von Jobordnern (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Legen Sie einen Ordner mit weiteren Unterordnern und Dateien in einen von SWITCH überwachten Eingangsordner, so wird die komplette Ordnerstruktur als Einheit an den nächsten Arbeitsschritt weitergeleitet. Dies ist ein komplett neues Konzept, welches es erlaubt Ordnerstrukturen zusammenzuhalten und durch einen Workflow gemeinsam routen zu lassen. Diese Option bietet sich dann an, wenn z.B. eine Layoutdatei innerhalb eines Workflows geöffnet und die Verknüpfungen zu den externen Daten (Bilder, Grafiken etc.) beibehalten werden müssen.

Über die Funktion Job zerlegen lassen sich Dateien aus beliebig vielen Unterordner-Ebenen jederzeit innerhalb eines Workflows aus der gegebenen Ordnerstruktur auspacken bzw. extrahieren. Mit Job zusammensetzen können Dateien wiederum gruppiert und in einem Jobordner zusammengefasst werden.

  FTP Up- und Download (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Daten lassen sich zeitgesteuert von beliebig vielen FTP-Servern herunterladen. Dabei können auch hier flache Ordner auf dem FTP-Server oder aber komplette Ordner-Hierarchien überwacht werden und Dateien daraus extrahiert werden. SWITCH erhält dabei die Information, woher die Datei stammt und kann gleichzeitig auch eine EMail-Adresse pro überwachtem FTP-Verzeichnis zuordnen, so dass nach erfolgter Bearbeitung auch automatisch eine EMail-Benachrichtigung an diese Adresse versendet werden kann.

Umgekehrt können Daten an beliebig viele FTP-Server hochgeladen und verteilt werden. Zusammen mit der zeitgesteuerten Verarbeitung von Daten können Uploads auch in bestimmten Zeitfenstern oder abhängig von einer festgelegten Anzahl oder Volumenmenge an gesammelten Dateien erfolgen.

  Empfang von EMail-Anhängen (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

EMail ist sicher eine für Kunden einfache Technologie, um Daten an einen Dienstleister zu übertragen. SWITCH enthält eingebaute Funktionen, Daten-Anhänge von EMails automatisch auszulesen und in einen Workflow zu übergeben. Damit kann man eine sehr einfache aber effiziente Übertragungsmöglichkeit für Dateien von extern und/oder intern aufbauen und die Abarbeitung solcher Daten automatisieren.

Die eingehenden Daten sortiert Switch fein säuberlich gemäß Absender-EMailadresse, dem EMail-Account oder auf Grund der gewählten Betreffzeile. Da das Programm jederzeit weiß, welche Datei von welchem Absender stammt, kann diese Information auch für eine automatisierte Bestätigungsmail oder für die spätere Zusendedung (z.Bsp. eines Preflight-Reports) genutzt werden.

  Versand von Dateien oder Benachrichtigungen per EMail (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

An jeder Stelle eines Flows können EMail-Benachrichtigungen an Adressaten verschickt werden. Diese Funktion ist aber nicht nur statisch - d.h. an fest vorgegebene EMail-Adressen gebunden, sondern lässt sich auch dynamisch nutzen, um per FTP oder EMail eingegangene Daten auch wieder an den Absender eine Benachrichtigung zurückzusenden. SWITCH merkt sich dabei über das Jobticket, woher die Daten stammen und kann die im Jobticket angelegten Informationen (z.B. Absender EMail-Adresse) dafür nutzen.

Auch der Versand von Dateien per EMail ist möglich. So kann man etwa einen Prüfreport, der für eine übernommene Datei eines Auftraggebers ausgeführt wurde, gleich wieder an den Absender zurückschicken - vollautomatisch ohne manuellen Eingriff!

  Komprimieren und Dekomprimieren von Dateien (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Im Zusammenhang mit FTP- und EMail-Übertragung von Dateien ist es oft wünschenswert, Daten vor dem Versand zu komprimieren bzw. nach Empfang zu Dekomprimieren. Beide Funktionen stellt SWITCH standardmäßig zur Verfügung (.ZIP und .RAR). Auch das passwort-geschützte Komprimieren bzw. Dekomprimieren wird unterstützt.

  Umbenennen von Dateien (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Dateien können an jeder Stelle eines Flows umbenannt werden. Dabei lässt sich der Dateinamen komplett überschreiben oder aber mit Suffix und oder Präfix ergänzen. Dies ist z.B. da sehr konfortabel, wenn neben der Originaldatei die modifizierte Datei im selben Ordner abgelegt werden soll.

Bei der Umbenennung kann auch auf sog. Reguläre Ausdrücke zugegriffen werden. Um Dateinamen noch komfortabler und dynamisch in Abhängigkeit von Variablen bzw. Metadaten umzubenenennen (Erfodert eventuell zusätzlich das Metadaten-Modul).

  Lastverteilung und Timerfunktion (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Die Funktion Job anhalten stellt gleich mehrere Funktionen zur Verfügung: Einerseits sorgt diese für eine gleichmäßige Lastverteilung zwischen mehreren Verzweigungen. Dies können Eingangsordner für zwei oder mehrere RIPs oder etwa 2 Distiller auf unterschiedlichen Rechnern sein. Switch sorgt dann dafür, dass eingehende Daten gleichmässig verteilt werden bzw. keine der Verzweigungen unnötig verstopft wird.

Zudem kann eine Aufteilung nach Ordnergrößen oder Dateianzahl erfolgen, so dass ein Ordner nie größer als z.B. eine bestimmte Anzahl MB wird oder nie mehr als 1000 Dateien in einem Ordner landen.

Die zweite Funktion ist ein eingebauter Timer, welcher Daten zeitgesteuert nur innerhalb eines bestimmten Zeitfensters durchlässt. Diese Funktion kann z.B. für eine zeitversetzte FTP- oder EMail-Übertragung zwischen 20.00 h bis 24.00 h oder eine Archivierung von Daten auf einen anderen Server benutzt werden.

  Protokollfunktion (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

SWITCH besitzt eine sehr übersichtliche und präzise Protokoll-Funktion, bei der jeder Arbeitsschritt festgehalten wird. Die Protokolleinträge lassen sich einfach sortieren und filtern, so dass z.B. nur Fehlermeldungen oder Einträge bezüglich FTP-Übertragung angezeigt werden können.

Die Log-Dateien lassen sich automatisch als XML- oder Textdatei exportieren. Diese Reports lassen sich auch wieder automatisch durch einen SWITCH-Flow weiterverarbeiten (z.B. per Email versenden, Archivieren...)

  Statistikfunktion (Switch Core Engine)

In eigenem Fenster öffnen...

Die Statistikfunktion erlaubt eine Auswertung der an einem Flow beteiligten Arbeitsschritte, um z.B. Engpässe besser sichtbar zu machen bzw. für eine Abrechnung oder Auswertung von Kundenjobs zu nutzen.

  Steuerung und Konfiguration von externen Applikationen (Konfigurator Modul)

In eigenem Fenster öffnen...

Mit dem Konfigurator Modul erweitern Sie die Bsis-Funktionen von Switch um lesitungsfähige Funktionen zum direkten Konfigurieren und Steuern von externen Programmen. Über sogenannte Konfiguratoren, die sich wie Ordner oder andere Funktionen in die SWITCH-Oberfläche einbinden lassen, stehen eine Vielzahl von Applikationen von Drittherstellern zum Erstellen, Prüfen, Korrigieren, Optimieren und Umwandeln oder Drucken von PDF-Dateien sowie die Adobe Creative Suite Applikationen Photoshop, Acrobat, InDesign und Illustrator zur Auswahl.

Die Konfiguration der jeweiligen Applikationen kann dabei direkt aus SWITCH heraus erfolgen. Als Beispiel sei hier Acrobat Distiller genannt, bei dem man keine überwachten Ordner in Distiller einrichten muss. SWITCH ruft Distiller auf dem Rechner automatisch im Hintergrund auf und übergibt die eingehenden Dateien (PostScript, EPS) an Distiller und verarbeitet diese mit dem aus der SWITCH-Oberfläche in den Properties ausgewählten Joboptions. Genauso lassen sich etwa auch Enfocus PitStop Server oder die callas CLI-Versionen ansteuern. Für Photoshop kann aus SWITCH heraus einfach eine der bestehenden Photoshop-Aktionen ausgewählt werden, die dann auf alle eingehenden Daten (Bilder) angewendet wird oder Sie greifen auf Scripte zu, welchen Funktionen in Photoshop fernsteuern.

Ansteuerung über Generisches Programm

Jedes weitere Produkt, welches von Haus aus über Hotfolder-Verarbeitung von Dateien verfügt, kann ebenfalls in einen SWITCH-Flow integriert werden. Dafür steht die Funktion "Generisches Programm" zur Verfügung. Hierbei legt Switch die zu verarbeitende Datei einfach in einen von der Applikation überwachten Hotfolder und holt sich die verarbeitete Datei dann wieder im Zielordner der Applikation ab. Switch merkt sich dabei, um welche Daten es sich handelt, so dass diese nahtlos wieder in einen übergeordneten Workflow integriert werden können.

Steuerung über Kommandozeile

Applikationen, die über eine CLI-Ansteuerung verfügen können direkt aus Switch aufgerufen und über eine entsprechende Kommandozeilen-Syntax gesteuert werden. Für viele solcher Applikationen stehen aber bereits Konfiguratoren bereit (pdfToolbox Server, Alwan ColorHub, ColorLogic ZePrA...).

  Unterstützung von Metadaten (Metadaten Modul)

In eigenem Fenster öffnen...

Das Metadaten-Modul erweitert Switch um eine ganz wesentliche Funktionalität für die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Systemen und für eine dynamische Workflow-Steuerung:

Die Nutzung von Metadaten ermöglicht eine intelligente Verbindung bestehender Systeme. Unterstützt werden alle gängigen externen Jobticket-Formate wie wie XML und JDF oder datei-eigene Metainformationen wie XMP, EXIF oder IPTC. Über das Scripting-Modul lassen sich auch noch weitere Formate parsen und als Metainformationen für den Workflow nutzen, so etwa eine Excel- oder Text-Datei.

Switch ist in der Lage solche Metainformationen z.B. von einem Web-Frontend, einem MIS-System oder aus einer Datenbank gezielt auszulesen und diese für den weiteren Workflow an beliebigen stellen für einen Job zu nutzen. Dies ermöglicht eine wesentlich intelligentere und effizientere Art der Workflowsteuerung, da sich der Workflow Job-spezifisch auf Grund der Metadaten dynamisch ergibt und nicht mehr statisch für jede Variante gebaut werden muss.

Metadaten lassen sich z.B. wie folgt nutzen:

  • Benutzen Sie Metadaten überall dort, wo Switch Dateien dynamisch mittels Variablen routen, filtern, sortieren oder durch externe Applikationen verarbeiten soll
  • Überschreiben oder ergänzen Sie XMP-Informationen als "Protokoll" der durchgeführten Arbeitsschritte
  • Visualisieren Sie Inhalte im Switch Client, einem Switch Web-Client oder in PitStop Connect

Durch die Nutzung bestehender Informationen müssen diese nur einmal eingegeben und können somit über den Workflwow auch mit anderen Systemen ausgetauscht werden.

  Remote SwitchClient (SwitchClient Modul)

In eigenem Fenster öffnen...

Das SwitchClient Modul wird mit 5 Clients ausgeliefert, so dass das System auch von Arbeitsstationen aus überwacht und Daten in ausgewählte Workflows per Client übergeben werden können. Der SwitchClient verfügt auch über die Möglichkeit, Jobs z.B. visuell nochmals zu prüfen und anschließend freizugeben bzw. an weitere Workflow-Schritte zu übergeben. Zusätzliche Clients sind separat verfügbar.

Die Switch Core Engine verfügt über eine eingebaute Benutzerverwaltung, womit Zugriffsrechte auf bestimmte Flows bzw. bestimmte Ordner innerhalb eines Flows pro Benutzer festegelegt werden können.

Weitere SwitchClients lassen sich zusätzlich erwerben.

  Scriptunterstützung (Scripting Modul)

In eigenem Fenster öffnen...

Das Scripting Modul erlaubt die Implementierung weiterer Funktionen oder die Anbindung anderer Software von Drittherstellern, die standardmäßig nicht unterstützt werden. SWITCH unterstützt dabei neben der plattformübergreifenden Scriptsprache Javascript auch VisualBasic Scripting und AppleScript. Über die Script-Funktionen können Systemintegratoren auch eigene Werkzeuge für die Verwendung in Switch-Flows erzeugen.

  Anbindung von Datenbanken (Datenbank-Modul)

In eigenem Fenster öffnen...

Das Datenbank-Modul ermöglicht die direkte Kommunikation zwischen Switch und einer ODBC-fähigen Datenbank. Somit kann Switch eine zusätzliche Quelle - Datenbanken - nutzen, um Informationen zu einem bestimmten Job auszulesen und diese Information als Steuerungsinformation für den weiteren Workflow zu nutzen oder Statusinforamtionen in die DB zurückzuschreiben.

Neben dem Auslesen von Informationen als Variablen unterstützt das Datenbank-Modul auch das Löschen, Schreiben oder ergänzen von Datenbank-Inhalten. Sie haben dadurch die Möglichkeit Ihre Datenbank als direktes Frontend zu Ihrem Workflow zu nutzen, wobei Informationen automatisch auch aus dem Workflow wieder zurück in die Datenbank geschrieben werden können.

Auch die Visualisierung von Inhalten aus einer Datenbank im SwitchClient, einem Switch Web Client oder in Enfocus Connect ist damit möglich.